IBU Management: Fostering a Greater Work Atmosphere

Writer: Alizée Servant

The leadership workshop

IBU Foundation has always put at the heart of its humanitarian and development programs capacity development and participative actions. Did you know that these principles are not only reserved for the beneficiaries? Indeed, learning and sharing is the key of the teamwork within IBU Foundation. Continuous adaptation and assessment are required to keep improving the management practices towards a virtuous leadership and teamwork. Two weeks ago, two events took place at the office site in Palu to implement this vision: the leadership workshop and the induction staff presentation meeting. Here is a short explanation and resume of the objectives and achievements.

Four team leaders gathered on the 10th of July in the office site in Palu to participate in the “Leadership workshop”, organized and facilitated by IBU vice-chairman. The objective of the workshop was to share the several experiences and practices of the participants and to come up with good practices. The team leaders first filled up a quiz, enabling them to review by themselves their practices and management skills. Then, they discussed the most important points. In a second time, the discussion was organized around main topic, among them “conflict resolution”, “maximization of the performance”, “how to shape a team?” and “build trust within the team”. These topics reflect IBU Foundation’s main concerns in staff management area. The participants shared their experiences, anecdotes and difficulties that they had already meet. Finally, they came up with an action plan: a WhatsApp group to keep in touch every day and where they can ask questions and continue to cooperate. The facilitator will send a daily check in and check up to follow the situation within each team and to fix management objectives.

It seems to be a very effective way to share advices and to come up with solutions or recommendations concerning the management of a team. I believe that discussion and brainstorming are very efficient methods to develop the capacities and understanding of the participants, especially when it is about managing persons and understanding other persons’ behaviors, reactions and mindsets. These methods are widespread within IBU Foundation, I have experienced it several times during mu internship at IBU Foundation. Finally, a form of collective knowledge and understanding comes out of this kind of participative meeting. IBU leaders are working hard to insure efficient and great teamwork relationships.

Presentation of the new induction plan

On July 11th morning, the Palu office staff participated in the new induction presentation meeting, facilitated once again by IBU vice-chairman. The meeting aimed to discuss and present the new induction plan for IBU staff. As usual, the atmosphere during the meeting was really unwind and friendly. Ice-breaking activities at the beginning of the meeting contributed to it. Everyone did a short and informal introduction. Indeed, part of the presentation consisted of saying our own favorite food, which is a very popular topic among Indonesians!

What is the new induction plan?

Induction plan is the process used by many NGOs and companies to introduce, welcome and prepare the new employees. It is supposed to help them to integrate quickly and feel at ease in their new role and tasks. Regarding the objective of staff efficient work and well-being, IBU Foundation has created a new induction plan. It consists in 7 thematic blocs: program, human resources, finance and logistic, fraud policy, child protection, safety and security, gender and PSEA (protection against sexual harassment) policy. The regulations and practices within IBU Foundation regarding each topic would be explain to each new employee. Naturally, regarding IBU’s vision and mission and the relationships between IBU staff and the beneficiaries, IBU team members should have exemplary and virtuous mindsets and behaviors. For the staff already on duty, they will be updated, and their knowledge refreshed. Knowing the internal regulations and practices of IBU in all the topic is crucial for the full understanding of each role and post within IBU. Indeed, it helps each member to understand the work of the others and fuel the feeling of togetherness and belonging.

Lokakarya Kepemimpinan

Yayasan IBU selalu memberikan ‘jiwa’ di tiap pelaksanaan program pengembangan masyarakat dan kemanusiaan dengan memberikan pengembangan kapasitas dan kegiatan yang partisipatif. Tahukah kamu bahwa prinsip-prinsip tersebut tidak hanya diberikan kepada penerima manfaat? Betul, saling belajar dan berbagi adalah kunci dari kerja tim di dalam Yayasan IBU. Adaptasi dan pembelajaran yang berkelanjutan diperlukan untuk terus meningkatkan praktik manajemen menuju kepemimpinan dan kerja tim yang baik. Dua minggu lalu, dua kegiatan terlaksana di kantor Yayasan IBU di Kota Palu dalam usaha menerapkan visi tersebut: lokakarya kepemimpinan dan pertemuan induksi staf di Site Palu. Berikut ini penjelasan singkat dan resume pencapaiannya.

Empat pemimpin program di site berkumpul pada tanggal 10 Juli 2019 di site Palu untuk berpartisipasi dalam Lokakarya Kepemimpinan, yang dipandu dan difasilitasi oleh Wakil Ketua Yayasan IBU. Tujuan dari lokakarya ini adalah untuk berbagi pengalaman dan praktik baik dari para pemimpin program. Para pemimpin program pertama-tama mengisi sebuah kuis, peninjauan terhadap praktik dan keterampilan pengelolaan program mereka. Kemudian, mereka membahas poin-poin terpenting. Di sesi kedua, diskusi membahas mengenai seputar topik utama, di antaranya penyelesaian konflik, maksimalisasi performa kerja, “bagaimana membentuk sebuah tim?”, dan membangun kepercayaan di dalam tim. Topik tersebut mencerminkan nilai-nilai utama di Yayasan IBU dalam pengelolaan staf. Para pemimpin berbagi pengalaman, cerita menarik, dan kendala yang telah ditemui. Akhirnya, mereka membuat sebuah rencana aksi: membuat grup WhatsApp untuk tetap berkomunikasi setiap hari dan di mana mereka dapat mengajukan pertanyaan dan dapat terus berkomunikasi. Pengurus dan SMT Yayasan IBU akan memonitor dan memeriksa untuk menindaklanjuti situasi di dalam setiap tim dan tujuan dari tiap program.

Nampaknya, hal tersebut menjadi cara yang sangat efektif untuk berbagi saran dan solusi atau rekomendasi mengenai pengelolaan tim di site. Saya percaya bahwa diskusi dan dengan bertukar pikiran merupakan metode yang sangat efisien untuk mengembangkan kapasitas dan pemahaman, terutama mengenai pengelolaan sumber daya manusia dan memahami perilaku, reaksi, dan pola pikir. Metode-metode ini dilaksanakan di dalam organisasi Yayasan IBU, Saya telah mengalaminya beberapa kali selama magang di Yayasan IBU. Akhirnya, bentuk pengetahuan dan pemahaman secara kolektif dapat muncul dari pertemuan partisipatif semacam ini. Para pemimpin di Yayasan IBU bekerja keras untuk memastikan hubungan antar tim yang efisien.

Rencana Induksi Baru

Pada pagi hari di tanggal 11 Juli, staf site Palu berpartisipasi dalam pertemuan induksi, yang dipandu kembali oleh Wakil Ketua Yayasan IBU. Pertemuan tersebut bertujuan untuk membahas dan mempresentasikan rencana induksi untuk staf baru di Yayasan IBU. Seperti biasa, suasana saat pertemuan benar-benar santai dan partisipatif. Kegiatan diawali dengan  ice-breaking. Semua peserta melakukan pengantar singkat dan perkenalan secara informal. Bagian dari presentasi dari masing-masing peserta yaitu makanan favorit mereka, yang merupakan topik yang sangat populer di kalangan orang Indonesia!

Apa sih rencana induksi?

Rencana induksi adalah proses yang digunakan oleh banyak LSM dan perusahaan untuk memperkenalkan, menyambut, dan mempersiapkan staf baru. Induksi ini membantu staf untuk dapat berintegrasi dengan cepat dan merasa nyaman dalam melaksanakan peran dan tugasnya. Mengenai tujuan kerja yang efisien dan mencapai kesejahteraan staf, Yayasan IBU telah menciptakan rencana induksi baru. Terdiri dari 7 blok tematis: program, sumber daya manusia, dana dan logistik, kebijakan penipuan/korupsi, perlindungan anak, keselamatan dan keamanan kerja, pengarusutamaan gender, dan kebijakan PSEA (perlindungan terhadap pelecehan seksual). Regulasi dan praktik dalam Yayasan IBU mengenai setiap aspek akan dijelaskan kepada setiap staf baru. Terkait visi dan misi IBU, hubungan antara staf IBU dan penerima manfaat, tim Yayasan IBU harus memiliki pola pikir perilaku yang baik dan berbudi luhur. Untuk staf yang telah bertugas, mereka akan diinduksi pengetahuannya kembali. Untuk mengetahui tentang regulasi dan bagaimana pelaksanaan program di Yayasan IBU  adalah aspek yang sangat penting untuk dipahami secara penuh dari setiap peran dan posisi di dalam Yayasan IBU. Hal tersebut membantu setiap staf untuk memahami pelaksanaan kerja dan meningkatkan rasa kebersamaan dan kepemilikian.